informations générales
Pyrénées-Atlantiques
MISSIONS
Placé-e sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, dans le cadre d'un travail en binôme, vous êtes chargé-e des missions suivantes :
- Assister le directeur des services techniques et les responsables de services : gestion de l'agenda et des rendez-vous, transmission des messages, organisation des déplacements, rédaction d'actes administratifs (arrêtés, délibérations, conventions), traitement du courrier entrant et sortant, tableaux de suivi de l'activité, organisation et planification de réunions,
- Assister le service urbanisme : enregistrement et suivi des déclarations d'intention d'aliéner et des PC, planification de rendez-vous administrés, suivi administratif des demandes (notaires, huissiers, arrêtés d'alignement.),
- Suivre les dossiers ERP : réception et vérification des dossiers, consultations des partenaires, convocations des membres (élus, exploitants),
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prise de notes, mise en forme de tous types de documents (courriers, rapports, convocations, tableaux, compte-rendus),
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- PROFIL / COMPETENCES
- Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs
- Connaissance des principes rédactionnels de notes de synthèse et de compte-rendus
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance d'outils de planification et de suivi (tableaux de bord)
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils de bureautique (Messagerie, Word, Excel.)
- Savoir travailler avec initiative et autonomie
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches
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- Assister le directeur des services techniques et les responsables de services : gestion de l'agenda et des rendez-vous, transmission des messages, organisation des déplacements, rédaction d'actes administratifs (arrêtés, délibérations, conventions), traitement du courrier entrant et sortant, tableaux de suivi de l'activité, organisation et planification de réunions,
- Assister le service urbanisme : enregistrement et suivi des déclarations d'intention d'aliéner et des PC, planification de rendez-vous administrés, suivi administratif des demandes (notaires, huissiers, arrêtés d'alignement.),
- Suivre les dossiers ERP : réception et vérification des dossiers, consultations des partenaires, convocations des membres (élus, exploitants),
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prise de notes, mise en forme de tous types de documents (courriers, rapports, convocations, tableaux, compte-rendus),
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
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- Connaissance des principes rédactionnels de notes de synthèse et de compte-rendus
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance d'outils de planification et de suivi (tableaux de bord)
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils de bureautique (Messagerie, Word, Excel.)
- Savoir travailler avec initiative et autonomie
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches
